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Como utilizar bien el correo electrónico profesional

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  • Pautas para un uso adecuado del correo electrónico corporativo

El correo electrónico profesional es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en la empresa para establecer el contacto con proveedores y clientes; aprende a utilizarlo de forma responsable y segura aplicando estas sencillas pautas de protección.

Un uso incorrecto del correo electrónico profesional puede provocar brechas de seguridad que deriven en consecuencias negativas para la empresa: ralentización de la productividad, fugas de información, pérdidas económicas…

Pautas para un uso adecuado del correo electrónico profesional

CORREO CORPORATIVO

No es recomendable que utilices tu correo electrónico personal para comunicarte con los proveedores y clientes de la empresa. Por imagen y por seguridad, debes mantener separados los datos de tus clientes y proveedores de tus contactos personales. El correo personal y el correo profesional, tienen finalidades diferentes que debes respetar para evitar conflictos de comunicación y fugas de información en la empresa.

CIFRA LOS CORREOS

Si el contenido de la información compartida por correo electrónico con clientes y proveedores es confidencial, debes acordar con ellos un sistema de cifrado que proteja la información contenida. Hay múltiples herramientas que ayudarán. Puedes comprimir los archivos adjuntos con un programa de compresión y cifrar ese archivo con contraseña; o bien cifrar el contenido del mensaje y sus adjuntos desde el gestor de correo que utilices en la empresa.

CORREO SPAM

Cuando te llegue un mensaje inesperado o de procedencia dudosa, no hagas click en ningún enlace ni descargues ningún archivo adjunto hasta tener más información sobre él. Si haces click en estos enlaces o descargas los archivos, tu equipo puede infectarse, comprometiendo la seguridad y la productividad de la empresa. Además de saber cómo enfrentarse a este tipo de correos como usuario, existen múltiples herramientas anti-spam que nos ayudan a bloquearlos.

NORMA DE USO INTERNO

Para establecer los usos permitidos y no permitidos del correo, la empresa debe crear una política de uso interno del correo electrónico corporativo. Esta norma, conocida y de obligado cumplimiento para todos los usuarios, debe concretar cómo establecer la comunicación y transferencia de información con proveedores y clientes a través de este medio. Un uso adecuado del correo corporativo ayuda a mantener una buena comunicación e imagen de la empresa.

PROTEGE TUS CONTRASEÑAS

La contraseña del correo electrónico no debe estar visible al público, ni compartirse por correo o teléfono. Debes recordar tu contraseña o en su defecto guardarla en un archivo cifrado o a través de una herramienta que asegure su protección. Debes sospechar de cualquier correo electrónico que te solicite tu usuario y contraseña, o te derive a una web para comprobar esta información; puede ser un intento de phishing para robar tus datos.

COPIAS DE SEGURIDAD

Realiza de forma periódica copias de seguridad de tus correos y contactos a través de la herramienta de exportación que incorporan la mayoría de las aplicaciones y gestores de correo. Guarda la copia en un medio externo; podrás volver a restaurar tus contactos y correos en el equipo, a través de la herramienta de importación de la aplicación/gestor de correo.

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